O controle de qualquer processo está diretamente vinculado à forma como as informações relacionadas ao desempenho são tratadas e transformadas em dados. Na ânsia de otimizar a produtividade e aumentar a eficiência produtiva muitos gestores acabam caindo nas armadilhas de não conhecer as informações de saída, afetando a identificação das ameaças e oportunidades do negócio.
Medir o desempenho sem levar em consideração as informações produzidas em todas as etapas produtivas é sentenciar o próprio negócio ao fracasso. Além disso, se usada no momento certo, a informação de qualidade possibilita à organização vantagens competitivas como a melhoria do processo de tomada de decisão e o reconhecimento de gargalos que inviabilizam a eficiência produtiva.
Elaboramos um passo a passo com todas as etapas para a implementação do Planejamento Orçamentário e Cockpit Management dentro de uma empresa. Confira!
Diagnóstico
A etapa inicial de todo planejamento é a fase de diagnóstico. Nele será determinado como a empresa está, como será realizado o levantamento das informações e quais pessoas farão parte da avaliação de todos os aspectos, como seus pontos fortes e fracos (análise interna) e as oportunidades e ameaças (análise externa).
Após o levantamento de todas essas informações internas a empresa saberá melhor sobre novos produtos, tecnologia aplicada, matéria-prima, suprimentos, marca, entre outros. Já em relação às informações externas, os dados possibilitarão que o gestor olhe para fora e compreenda o cenário nacional e regional, os fornecedores, os concorrentes, as novas tecnologias, entre outras coisas.
Formulação da solução personalizada
Para facilitar o processo de tomada de decisão, gestores podem desmembrar os objetivos em metas, estabelecendo o valor e a posição hierárquica de cada indicador.
Vale destacar que alguns argumentos devem ser levados em consideração:
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O que deverá ser feito;
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As estratégias que deverão ser aplicadas;
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O direcionamento aos propósitos e às metas estabelecidas;
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Avaliação dos indicadores de desempenho e a tomada de ações corretivas;
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Avaliação da eficiência e eficácia;
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As projeções econômicas e financeiras necessárias para colocar em prática o planejamento orçamentário dos projetos de ações e atividades previstas.
Levantamento de dados
Para que o desempenho possa ser medido é preciso transformar as informações levantadas em dados de qualidade. O levantamento dos dados e sua correta interpretação possibilita realizar previsões de cenário, em tempo real, aumentando as chances de assertividade das ações.
Com valores atuais da organização é possível compará-los a indicadores-chave de desempenho (Key Perfomance Indicators – KPIs), integrando processos e operações centradas no cumprimento dos objetivos e em sintonia com a estratégia da empresa.
Construção e aprovação do planejamento orçamentário
A construção e aprovação do planejamento orçamentário é um processo de planejamento e precisão e, portanto, é crucial que todas as informações estejam corretas e realistas, garantindo que os resultados almejados sejam atingidos dentro dos prazos previstos.
Na construção do planejamento orçamentário o principal instrumento é a ação do gestor e a forma como ele transmitirá a informação aos outros integrantes da equipe. Ou seja, é preciso que o responsável consiga projetar situações com o propósito de evitar expectativas frustadas e que, futuramente, poderão desencaminhar a empresa dos seus reais objetivos.
Construção do Management Cockpit
O Management Cockpit está entre as ferramentas mais importantes de controle de desempenho dentro da empresa, pois permite visualizar graficamente e em tempo real informações internas e externas à organização.
Além disso, ele permite uma integração vertical das informações da organização, desde a transação que acabou de ser realizada até o processo de tomada de decisão. Vale sempre lembrar que o acompanhamento contínuo, com reuniões estratégicas e ações para garantir a realização do planejamento, é a melhor estratégia para manter tudo nos trilhos.
E então? Nosso post foi útil? Ficou com alguma dúvida? Quer se aprofundar mais sobre as etapas de implementação do Planejamento Orçamentário e Cockpit Management? Entre em contato conosco por e-mail!
Juliano Terribele | juliano@ebcon.bom.br
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